1. I cosplayers potranno inviare la propria candidatura entro questi termini: apertura domande 03 marzo 2025 e termine ultimo iscrizione 27 aprile 2025 compreso. 

Modalità iscrizione: la candidatura dovrà pervenire tramite il sito lafortezzadelcosplay.it , seguendo le istruzioni alla voce del menu iscrizioni.

Per ogni informazione: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

2.     I cosplayers partecipanti selezionati riceveranno in data 05 maggio 2025 un’apposita email di conferma e la scheda iscrizione/liberatoria. Ai partecipanti viene cortesemente richiesto di non dare notizie pubbliche (social) della propria partecipazione sino alla conferma della propria partecipazione con l’organizzazione. Si chiede anche di non prendere accordi sino al via da parte dell’organizzazione (12 maggio).

3.     Nella richiesta di partecipazione dovranno indicare un’ipotesi di cosplan (senza ordine dei giorni d’uso) indicando una rosa di opzioni di massimo 5 personaggi. Ad ogni modo almeno uno dei personaggi deve essere già pronto in fase di domanda. Per ogni personaggio proposto andrà fornito un riscontro visivo (allegando in domanda 1 immagine/collage di riferimento per proposta); indicando nome del personaggio e serie/genere di appartenenza nella descrizione immagine. Tale cosplan non sarà da considerarsi vincolante, ma verrà valutato come fosse tale e il partecipante si impegna a portare effettivamente in evento almeno una delle proposte indicate e ogni cambio al cosplan proposto in domanda andrà comunque comunicato e approvato (o meno) prima di essere proposto in sede di accordi. In sede di selezione, l’organizzazione potrà avvallare o meno le singole proposte in merito a criteri di valutazione interni insindacabili e si riserva di bloccare in via eccezionale eventuali cambi di proposta anche successivamente alle selezioni qualora essi venissero ritenute non consoni agli ambienti o contesto o non corrispondente ai criteri di selezione tra cui la presenza ridondante della proposta in oggetto nei plan pervenuti.  In caso di dubbi, vi invitiamo a contattare l’organizzazione senza alcun timore.

Per gli original ancora da realizzare: sono accettabili anche bozzetti (scheda tecnica), reference d’ispirazione ed eventuale descrizione testuale purché l’insieme di questi dati descriva la progettualità in maniera sufficientemente completa per una valutazione.

Per partecipazioni in coppia: le proposte dovranno essere di personaggi abbinabili nei set, per cui non saranno permessi set disgiunti. Per eventuali deroghe per singoli progetti specifici, andrà contattata l’organizzazione che valuterà di caso in caso.

In caso di trio non scindibile: contattare direttamente l’organizzazione per indicazioni specifiche.

4.     Il cosplay proposto deve adattarsi alle location disponibili. Non viene indicato un dresscode specifico, ma vi invitiamo a scegliere personaggi che trovino una valorizzazione idonea agli spazi proposti, visionabili sui canali web/social dell’evento.

Si chiede di allegare alla domanda fino a 9 immagini di presentazione/portfolio con caratteristiche tecniche ognuna max 3mb, max risoluzione 1200 x 1200 px. (per le coppie sino a 12 immagini).

5.     Consigliamo di inserire fotografie che facciano emergere le capacità interpretative del cosplayer ma anche la qualità complessiva dei cosplay proposti. Nella valutazione oltre agli scatti inviati verranno tenuti in considerazione anche i profili social ed eventuale sito internet nella loro redazione, nella loro continuità di pubblicazione e come riscontro dell’esperienza pregressa nell’ambito (non verranno tenuti in considerazione like o numero di follower).

6.     È possibile partecipare come coppia di cosplayers. In tal caso la candidatura andrà fatta da un solo membro della coppia indicando l’altro nel campo COLLABORATORE
e nella successiva scheda di iscrizione dovranno essere riportati i dati completi di entrambi i soggetti (in caso di selezione). Chi compila la domanda deve essere necessariamente maggiorenne. Potranno essere ammessi minori di 18 anni solo se in coppia con un maggiorenne. Indipendentemente dall’età, non saranno ammessi set disgiunti per due partecipanti in coppia, salvo proposte specifiche da concordare con l’organizzazione.

7.     Criteri di selezione dei cosplayer:

FEDELTA’ AL PERSONAGGIO/GENERE: aderenza tra interprete e personaggio proposto.

TIPOLOGIE DI PERSONAGGIO: non viene fornito un dresscode specifico e saranno accettati anche personaggi original o rivisitati, ma data la natura dell’evento verranno preferiti personaggi che possano inserirsi in maniera armonica negli ambienti proposti.

REALIZZAZIONE QUALITATIVA: verrà data precedenza a cosplay curati dal punto di vista realizzativo, in ogni suo aspetto (costume, prop, make-up, accessori) indifferentemente che essi siano autoprodotti o commerciali.

CAPACITA’ INTERPRETATIVE/DI POSA: trattandosi di un evento fotografico, verrà data attenzione alla capacità di posa che emerga dal portfolio del cosplayer, che dovrà dimostrare di saper interpretare in maniera coerente il personaggio scelto, di interagire in maniera efficiente con i fotografi e di dialogare con gli ambienti in cui sarà inserito/a.

8.     Il costo di adesione alla manifestazione è di € 28,00 a partecipante che andrà saldata entro il 12 maggio. In caso di coppia: € 50,00 in totale.  Quota assistente € 10,00 in toto.  In caso di rinuncia all’evento entro il 1 settembre verrà restituita una parte della quota versata (€10,00; per le coppie € 15,00; assistente non restituibile).

Per considerare confermata la partecipazione sarà necessario inviare la quota di partecipazione come conferma della stessa nei tempi previsti (7 gg dagli esiti) secondo modalità che verranno inviate direttamente via mail ai selezionati. La quota assistente andrà versata entro il 1 settembre e non è restituibile.

9.     Al fine di garantire la miglior riuscita possibile dell’evento, verrà ammesso solo un numero ristretto di partecipanti selezionati tra i richiedenti in base a una serie di criteri tecnici e di sicurezza. L’accesso alle location è ammesso secondo normative di sicurezza e sanitarie vigenti al momento dell’evento. L’accesso alle strutture interessate dall’evento in cosplay o per scattare foto professionali ai soggetti in cosplay durante l’evento sarà consentito ai soli partecipanti selezionati e non sarà altrimenti possibile.

10.La location principale Fortezza Verrucole Archeopark si raggiunge percorrendo un sentiero a piedi di circa 500m in leggera salita. Verrà messo a disposizione uno spazio per cambiarsi, ma per chi avesse costumi particolarmente ingombranti o scomodi consigliamo di organizzarsi in maniera pratica e valutare la presenza di uno o più assistenti. Per raggiungere le location secondarie dislocate è necessario organizzarsi autonomamente con mezzi propri; l’organizzazione non fornirà servizio di spostamento.

11.I partecipanti si impegnano a fornire all’organizzazione la scheda di iscrizione/liberatoria immagini in tempi congrui dalla conferma di partecipazione (non oltre il 1 settembre). Qualora non si provvedesse a fornire la scheda compilata non sarà possibile partecipare all’evento. Si ricorda inoltre che tutti i set organizzati all’interno dell’evento dovranno essere effettuati in forma gratuita da ambo le parti (no retribuzione) e le foto prodotte dovranno riportare il logo dell’evento (salvo contesti specifici).

12.Data la locazione particolare dell’evento invitiamo gli iscritti ad approfondire la
conoscenza della location principale visitando il sito fortezzaverrucolearcheopark.it e i canali fb/ig @fortezzaverrucolearcheopark al fine di avere idee chiare sul luogo, della sua storia, logistica e accessibilità. Il personale dello staff sarà a completa disposizione dei cosplayer/fotografi per ricordare e delineare le opportunità che le location offrono. Verrà inoltre fornita per tempo una mappa delle location.

13.E’ possibile per i partecipanti avvalersi di un assistente (massimo 2 a partecipante) il quale non deve passare dalla selezione e riceverà il pass assistente ma a cui non sarà data la possibilità di scattare o di posare. Precisiamo che gli assistenti non possono posare, ma qualora fosse necessario il coinvolgimento di un assistente come supporto di uno specifico progetto sarà possibile contattare l’organizzazione per tempo e proporre il suddetto progetto, che valuterà se accordare o meno tale coinvolgimento. In ogni caso, la presenza della figura dovrà essere essenzialmente di supporto, possibilmente inquadrato parzialmente o non in volto e per un singolo specifico set. La quota di partecipazione ridotta per chi partecipasse come assistente è di euro 10,00. La presenza effettiva degli assistenti va comunicata entro e non oltre il 1 settembre 2025 versando la relativa quota.

14.Si raccomanda di tenere un comportamento decoroso consono all’ambiente ed evitare le situazioni di pericolo che possono crearsi data la natura dei luoghi coinvolti. In particolare è fatto divieto assoluto di posizionarsi sulle mura di cinta della Fortezza e in altre situazioni a rischio analoghe. Si raccomanda massimo rispetto per luoghi, persone o animali coinvolti nelle attività di scatto. L’organizzazione non è responsabile di eventuali danni a cose o persone.

15.I partecipanti sono invitati a scattare nelle location indicate per questioni di sicurezza e organizzative, ma qualora fossero interessati a realizzare set in ambienti non previsti è possibile contattare l’organizzazione per verificare che non vi siano impedimenti di sorta. L’organizzazione si manleva da qualunque responsabilità per l’uso di suddette location non indicate nella mappa ufficiale. Vi chiederemo di partecipare ad uno scatto di gruppo, che sarà domenica alle ore 12.00 in Fortezza.

16.Durante l’evento è disponibile il numero di telefono 3792415958, che potrà essere utilizzato in caso di effettivo bisogno per informazioni, chiarimenti o emergenze. Per comunicazioni urgenti, è preferibile utilizzare questo anziché le chat social che potrebbero essere meno responsive in tempi brevi.

17.Nel giorno venerdì 19 non tutte le location saranno disponibili, vi daremo dettagli in merito sui canali social preposti riservati ai partecipanti. 

18.Eventuali candidature incomplete non verranno prese in considerazione. È possibile inviare la candidatura sia come fotografo o

fotografo/videomaker (multimedia) sia come cosplayer. Queste domande vanno fatto separatamente e creando due account sul sito (quindi con mail

diverse) segnalandolo nel campo per le note e specificando la mail usata per l’altra iscrizione su entrambe le candidature. In base al numero di

domande pervenute ed idoneità delle stesse in selezione, l’organizzazione si riserva di ammettere un numero contenuto di figure “ibride” ovvero che

possano partecipare sia come cosplayer sia come fotografo (o multimedia). Precisiamo che essere ammessi in una categoria non dà automaticamente

accesso all’altra e in evento ad eventuali ammessi come figura “ibrida” verrà comunque chiesto di rendersi operativi per entrambe le categorie in cui si

è inseriti, eventualmente in giorni separati o nello stesso giorno se il cosplay indossato è abbastanza comodo da poter anche scattare. L’autoscatto

non è permesso.