Per STUDIUM 1984 APS la privacy dei propri utenti è importante. Di seguito sono riportate alcune informazioni riguardanti il trattamento dei dati effettuato dal sito lafortezzadelcosplay.it
Privacy Policy
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
Ultimo aggiornamento: 10 luglio 2026
La presente informativa descrive le modalità con cui STUDIUM 1984 APS raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali degli utenti che visitano il sito www.lafortezzadelcosplay.it o che utilizzano i servizi messi a disposizione attraverso la piattaforma.
L'obiettivo dell'Associazione è garantire un trattamento dei dati personali improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, integrità e riservatezza previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e dalla normativa italiana vigente.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
STUDIUM 1984 APS
Via Torre, 9
55022 Bagni di Lucca (LU) – Italia
Codice Fiscale: 90008440464
Partita IVA: 02319360463
Telefono: 340 358 6862
E-mail:
Per qualsiasi richiesta riguardante il trattamento dei dati personali o l'esercizio dei diritti previsti dal GDPR è possibile contattare il Titolare utilizzando i recapiti sopra indicati.
2. Ambito di applicazione
La presente informativa si applica a tutti gli utenti che utilizzano il sito www.lafortezzadelcosplay.it, compresi coloro che:
-
visitano il sito;
-
creano un account personale;
-
presentano una candidatura come cosplayer, fotografo, videomaker, espositore o per altre attività organizzate dall'Associazione;
-
utilizzano l'area riservata del sito;
-
comunicano con l'organizzazione attraverso i servizi disponibili sulla piattaforma.
3. Tipologie di dati trattati
A seconda dei servizi utilizzati possono essere raccolti le seguenti categorie di dati personali.
Dati identificativi
-
nome e cognome;
-
data di nascita;
-
sesso (ove richiesto);
-
città o Paese di provenienza.
Dati di contatto
-
indirizzo e-mail;
-
numero di telefono;
-
eventuali ulteriori recapiti comunicati volontariamente.
Dati relativi alla candidatura
Nel corso della procedura di candidatura potranno essere raccolti:
-
nome del cosplay, progetto o attività proposta;
-
descrizione della candidatura;
-
fotografie;
-
portfolio;
-
immagini;
-
link a siti web personali;
-
link ai profili social indicati volontariamente dal candidato;
-
altre informazioni inserite nei campi della candidatura.
Dati tecnici
Durante la navigazione il sito raccoglie automaticamente alcune informazioni tecniche, tra cui:
-
indirizzo IP;
-
tipo di browser;
-
sistema operativo;
-
pagine visitate;
-
data e ora di accesso;
-
dati relativi alla sessione;
-
informazioni raccolte tramite cookie e tecnologie analoghe.
4. Finalità del trattamento
I dati personali sono trattati esclusivamente per finalità connesse alla gestione del sito e dell'evento "La Fortezza del Cosplay".
In particolare vengono utilizzati per:
-
consentire la registrazione al sito;
-
creare e gestire l'account personale;
-
verificare i requisiti necessari per la partecipazione all'evento;
-
valutare le candidature presentate;
-
organizzare la manifestazione;
-
consentire ai partecipanti selezionati di utilizzare i servizi dell'area riservata;
-
gestire le comunicazioni tra l'organizzazione e gli utenti;
-
garantire la sicurezza della piattaforma;
-
adempiere agli obblighi previsti dalla normativa vigente;
-
tutelare i diritti del Titolare in caso di contestazioni o controversie.
I dati personali non vengono utilizzati per finalità di marketing né ceduti a terzi per finalità commerciali.
5. Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali avviene sulla base di una o più delle seguenti condizioni previste dall'articolo 6 del GDPR:
-
esecuzione di misure precontrattuali richieste dall'interessato mediante l'invio della candidatura;
-
esecuzione del rapporto derivante dalla registrazione al sito e dalla partecipazione all'evento;
-
adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare;
-
perseguimento del legittimo interesse del Titolare alla gestione, organizzazione e sicurezza dell'evento e della piattaforma;
-
consenso dell'interessato, ove richiesto dalla normativa applicabile.
Nel caso di dati appartenenti a categorie particolari, come eventuali informazioni relative alla salute comunicate volontariamente dal partecipante, il trattamento avverrà esclusivamente nei casi consentiti dall'articolo 9 del GDPR e per le finalità indicate nella presente informativa.
6. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per consentire la registrazione al sito, la gestione della candidatura e la partecipazione alle attività organizzate.
L'eventuale mancato conferimento dei dati obbligatori potrebbe rendere impossibile l'erogazione dei servizi richiesti.
Il conferimento dei dati facoltativi è rimesso alla libera scelta dell'interessato e il loro mancato conferimento non pregiudica, salvo quanto espressamente indicato, la possibilità di partecipare all'evento.
7. Fotografie, portfolio e materiale inviato per la candidatura
Le fotografie, i portfolio, i video e gli altri materiali caricati dagli utenti durante la procedura di candidatura sono utilizzati esclusivamente per la valutazione della candidatura e per le attività organizzative connesse alla selezione dei partecipanti.
Il materiale inviato rimane di proprietà dei rispettivi autori.
Le candidature sono esaminate esclusivamente dai membri dello staff organizzativo autorizzati.
Le fotografie e gli altri materiali dei candidati non selezionati non vengono resi pubblici attraverso il sito.
Per i candidati selezionati, le fotografie e le informazioni inserite nella candidatura potranno essere rese disponibili esclusivamente all'interno dell'area riservata del sito, accessibile ai soli utenti registrati e autenticati, al fine di favorire l'organizzazione dell'evento e l'interazione tra i partecipanti.
La pubblicazione delle fotografie nell'area riservata non comporta la cessione dei diritti d'autore sulle immagini.
8. Area riservata e sistema di messaggistica
Il sito mette a disposizione un'area riservata destinata agli utenti registrati.
Tale area ha lo scopo di agevolare l'organizzazione della manifestazione consentendo ai partecipanti selezionati di consultare i profili degli altri partecipanti ammessi e di utilizzare il sistema di messaggistica interna per concordare incontri, collaborazioni fotografiche e altre attività legate all'evento.
Le informazioni pubblicate nell'area riservata sono accessibili esclusivamente agli utenti autenticati e non sono indicizzate dai motori di ricerca.
È fatto divieto agli utenti di copiare, scaricare, diffondere, pubblicare o utilizzare per finalità diverse dall'organizzazione dell'evento le informazioni e le immagini presenti nell'area riservata, salvo preventiva autorizzazione dei rispettivi titolari dei diritti.
Gli utenti sono responsabili dei contenuti dei messaggi inviati attraverso il sistema di messaggistica e si impegnano a utilizzarlo esclusivamente per finalità connesse alla manifestazione.
L'organizzazione si riserva la facoltà di intervenire nei casi previsti dalla legge o qualora venga segnalato un utilizzo illecito del servizio.
9. Consultazione dei profili social
Nel corso della valutazione delle candidature l'organizzazione potrà consultare esclusivamente i profili social, i siti internet o altri collegamenti indicati volontariamente dal candidato.
La consultazione avviene unicamente allo scopo di valutare la candidatura presentata.
Non vengono effettuate attività di profilazione automatizzata né decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati ai sensi dell'articolo 22 del GDPR.
10. Dati relativi alla salute
Durante la candidatura potrà essere richiesto all'interessato di comunicare eventuali allergie, patologie o altre esigenze sanitarie rilevanti ai fini della sicurezza e della corretta organizzazione dell'evento.
Il conferimento di tali informazioni è facoltativo.
I dati saranno trattati esclusivamente per consentire all'organizzazione di adottare le opportune misure organizzative e di sicurezza durante lo svolgimento della manifestazione.
L'accesso a tali informazioni è riservato esclusivamente ai membri dello staff organizzativo autorizzati che ne abbiano effettiva necessità nello svolgimento delle proprie funzioni.
I dati non saranno diffusi né comunicati a terzi, salvo nei casi previsti dalla legge oppure qualora ciò risulti necessario per la tutela della salute o dell'incolumità del partecipante.
Le informazioni saranno cancellate al termine delle esigenze organizzative connesse all'edizione dell'evento cui si riferiscono.
11. Partecipanti minorenni
Qualora la candidatura riguardi un partecipante minorenne, i dati personali saranno trattati esclusivamente nel rispetto della normativa vigente.
Le autorizzazioni eventualmente richieste saranno rilasciate da chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela del minore.
L'organizzazione potrà richiedere la documentazione necessaria a verificare tale condizione prima dell'ammissione all'evento.
12. Comunicazione dei dati
I dati personali non sono oggetto di diffusione al pubblico, salvo quanto espressamente previsto nella presente informativa.
I dati potranno essere comunicati esclusivamente ai soggetti la cui conoscenza sia necessaria per il corretto svolgimento delle attività organizzative, amministrative o tecniche dell'evento, tra cui:
-
personale e collaboratori autorizzati di STUDIUM 1984 APS;
-
fornitori di servizi informatici e di hosting;
-
consulenti tecnici o professionali incaricati dal Titolare;
-
autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge.
Tutti i soggetti che trattano dati personali per conto del Titolare operano nel rispetto del GDPR e delle istruzioni ricevute.
13. Conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti.
Le candidature saranno conservate fino alla conclusione dell'edizione dell'evento cui si riferiscono e, comunque, per un periodo non superiore a 12 mesi, salvo esigenze amministrative, contabili o di tutela dei diritti del Titolare previste dalla legge.
Le fotografie e i materiali dei candidati non selezionati non saranno pubblicati e saranno rimossi una volta cessate le esigenze organizzative.
Le fotografie dei partecipanti selezionati potranno rimanere disponibili nell'area riservata del sito per il tempo necessario allo svolgimento dell'evento e delle attività strettamente collegate.
Le informazioni relative ad allergie, patologie o altre esigenze sanitarie saranno eliminate al termine dell'evento, salvo che la loro conservazione sia richiesta da obblighi di legge.
14. Sicurezza del trattamento
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o utilizzo illecito.
L'accesso ai dati è consentito esclusivamente ai soggetti autorizzati nello svolgimento delle rispettive mansioni.
Il sito utilizza protocolli di comunicazione sicuri (HTTPS) e sistemi di protezione idonei a garantire un adeguato livello di sicurezza del trattamento.
15. Hosting e fornitori di servizi
Il sito www.lafortezzadelcosplay.it è ospitato presso infrastrutture fornite da Aruba S.p.A.
Per garantire il corretto funzionamento del sito e dei servizi offerti, il Titolare può avvalersi di fornitori esterni che operano in qualità di responsabili del trattamento o di autonomi titolari del trattamento, secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
Tali soggetti trattano esclusivamente i dati necessari allo svolgimento delle attività loro affidate e nel rispetto delle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679.
I dati sono trattati prevalentemente all'interno dello Spazio Economico Europeo.
16. Google Analytics
L'utilizzo di Google Analytics avviene nel rispetto delle preferenze espresse dall'utente tramite il sistema di gestione del consenso ai cookie.
Il sito utilizza Google Analytics 4 esclusivamente per finalità statistiche e di miglioramento del sito. L'attivazione del servizio avviene nel rispetto delle preferenze espresse dall'utente tramite il sistema di gestione del consenso ai cookie.
Le informazioni raccolte non sono utilizzate dal Titolare per identificare direttamente gli utenti né per effettuare attività di profilazione.
Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei cookie e sulle modalità di gestione del consenso è possibile consultare la Cookie Policy del sito.
17. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi
L'utilizzo di alcuni servizi tecnologici potrebbe comportare il trasferimento di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo.
Qualora tali trasferimenti abbiano luogo, essi saranno effettuati nel rispetto delle disposizioni previste dagli articoli 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, adottando le garanzie previste dalla normativa applicabile.
18. Collegamenti a siti esterni
Il sito può contenere collegamenti a siti web o servizi gestiti da soggetti terzi.
La presente informativa si applica esclusivamente al sito www.lafortezzadelcosplay.it.
Il Titolare non è responsabile delle modalità con cui tali soggetti trattano i dati personali degli utenti. Si invita pertanto a consultare le rispettive informative privacy.
19. Diritti dell'interessato
Gli utenti possono esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli articoli 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679.
In particolare hanno diritto di:
-
ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che li riguardano;
-
accedere ai propri dati personali;
-
richiedere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti;
-
richiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla normativa;
-
ottenere la limitazione del trattamento;
-
opporsi al trattamento nei casi consentiti dalla legge;
-
ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ove applicabile;
-
revocare il consenso precedentemente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
-
proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali qualora ritengano che il trattamento violi la normativa vigente.
20. Modalità di esercizio dei diritti
Per esercitare i diritti previsti dal GDPR o richiedere informazioni sul trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:
STUDIUM 1984 APS
Via Torre, 9
55022 Bagni di Lucca (LU)
Email:
Telefono: 340 358 6862
Le richieste saranno trattate nel più breve tempo possibile e, comunque, nei termini previsti dalla normativa vigente.
21. Modifiche alla presente informativa
La presente Privacy Policy potrà essere aggiornata o modificata in qualsiasi momento per adeguarla a modifiche normative, tecniche o organizzative.
Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con l'indicazione della data dell'ultimo aggiornamento.
Gli utenti sono invitati a consultare periodicamente la presente informativa.
Ultimo aggiornamento: 10 luglio 2026
La presente informativa è redatta in lingua italiana. Eventuali traduzioni hanno esclusivamente finalità informative. In caso di difformità tra le versioni, farà fede esclusivamente il testo in lingua italiana.
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